Discusiones en la mesa redonda
Una "discusión en la mesa redonda" le permite a cada participante presentarse brevemente. Así, las personas nuevas o el personal externo podrán conocer el título de cada participante.
Se recomienda encarecidamente solicitar a los participantes que realicen un esfuerzo especial al describir sus actividades y, en particular, que eviten utilizar abreviaturas o siglas.
Elección de un secretario
Es conveniente "designar a un voluntario" para que confeccione un borrador del informe. En caso de que se realicen varias reuniones, cada participante deberá ser secretario por turno.
Hoja de firmas
En las reuniones que involucren a personas con una tarea determinada, será necesario hacer circular una hoja de firmas para permitir a los servicios financieros validar los costos del viaje. Se adjunta a este documento un modelo de hoja de firma.
Resumen del informe anterior acerca de las decisiones
En caso de que se realicen varias reuniones, las decisiones tomadas en reuniones anteriores podrán ser repasadas para refrescar la memoria de los participantes o bien para seguir de cerca el progreso de su implementación.
Reseña de la agenda
Antes de llegar al tema principal, es conveniente resumir brevemente la agenda del día, indicar el tiempo que se dedicará a cada tema y nombrar a las personas que participarán en la reunión.
Los temas importantes de la agenda deberán ser tratados al comienzo de la reunión, cuando la concentración está en su punto máximo y para evitar correr el riesgo de tener que abordarlos superficialmente al final de la reunión.
Cómo lograr que los participantes se distiendan
Para lograr que los participantes se distiendan, podrá servirse café o simplemente botellas de agua al comienzo de la reunión. Además, una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable puede mejorar la eficiencia de la reunión.
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