LA SECRETARIA ANTE LOS EVENTOS SOCIALES: COORDINACIÓN Y PLANIFICACIÓN GENERAL

jueves, 24 de marzo de 2011

COORDINACIÓN Y PLANIFICACIÓN GENERAL

COORDINACIÓN GENERAL. En lo que se refiere a Servicios Técnicos, se atiende las tareas de Secretaría General y todo el apoyo logístico que se requiera para el pre, durante y post evento, coordina con el Comité Organizador desde la planificación, distribución de tareas, asesoramiento y asistencia en la realización de actividades inherentes al evento. Al igual que la elaboración de informes parciales para el Comité Organizador con el fin de realizar cambios necesarios o estructurales para el buen desarrollo, culminado con el informe final al término del contrato.
PLANIFICACIÓN
* Selección de la Sede: ayudamos a determinar cual será la sede más conveniente para su evento, pues contamos con una base de datos e informes sobre las posibles sedes de acuerdo a la cantidad de posibles participantes y tipo de evento.
* Cronograma de Tareas: demarcación de fechas por importancia y necesidad de acuerdo a las actividades y trabajos previstos para la organización del evento.
* Manejo de Base de Datos: eventualmente generar, utilizar y actualizar una base de datos del ente organizador del evento.
* Impresiones: asesoramiento para el diseño, diagramación e impresión de materiales es parte de nuestro trabajo, tendientes a la promoción y divulgación del evento y post evento.
* Promoción: formas más convenientes para la divulgación del evento tanto nacional como internacionalmente a través de medios de difusión y nuestros operadores en el exterior.
* Internet: recomendación en la creación de la página web y creación de direcciones de correos electrónicos para la secretaría como principal medio de comunicación y difusión.
* Inscripciones: elaboración del formulario de inscripción estableciendo categorías, diferenciación de costos, establecer plazos de pago, actividades incluidas y otras informaciones requeridas para la base de datos.
* Coordinación en Sede: de toda la logística del evento.
* Relaciones con la Prensa: reuniones de prensa, coberturas, gacetillas, diseños de campos pagados
* Materiales para participantes: verificación de acreditaciones, verificación de maletines con los materiales necesarios dentro
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SECRETARIA MODERNA

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad. La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera más directa. Será ella quien confeccione los informes, memorandos o dossiers; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia. Por lo tanto, también debe conocer, en líneas generales, las características generales de éste, para colaborar con él con cierto conocimiento de la materia. El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias características.