INTRODUCCIÓN

A menudo y en multitud de ocasiones vemos a las secretarias cómo cumplen su deber diario y nos parece muy atractivo. En este curso intentaremos que vosotros lleguéis a ser unos buenos profesionales en este campo,...Un secretaria es aquella persona encargada de escribir la correspondencia, extender actas, custodiar los documentos de una oficina, recoger, analizar y gestionar información, tanto en su propia lengua como en lengua extranjera, además de representar a la empresa y promover las relaciones internas y externas, entre otras funciones, en una organización.Podemos encontrar varios tipos de secretarias:

1. Secretarias mecanógrafas: su principal actividad consiste en escribir a máquina; complementariamente pueden realizar labores de clasificación u otras tareas administrativas.
2. Secretarias bilingües: realizan tareas como encargarse del correo, la clasificación de documentos, de atender al teléfono y recibir a los visitantes, y a aparte, saben redactar e interpretar otros idiomas.

3. Secretarias especializadas: añaden a las funciones clásicas y anteriores, una labor en un área concreta como contabilidad, producción, personal, jurídica o administrativa entre otras.4. Secretarias de dirección: son colaboradores directos de un responsable y están encargados de gestionar la agenda, organizar reuniones, desplazamientos, ordenar y buscar la documentación necesaria.
Más Información

LA NUEVA SECRETARIA

Hace algunos años, cuando me hice cargo de una nueva posición gerencial, lo primero que hice fue cambiarle a doña Amalia el título de Secretaria, que mantuvo por muchos años, al de "Asistente Administrativa". Doña Amalia ya tenía una exitosa carrera en la organización. De verdad era ella quien hacía la mayoría de las funciones administrativas de la empresa y el título no correspondía al trabajo que estaba realizando. Era mucho más que una "secretaria". Ella tenía una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como yo nunca me acostumbré a dictar cartas, casi siempre hice mis propias llamadas telefónicas y el café lo servía la encargada del aseo, o lo hacía yo mismo, siempre entendí que todos los que estaban a mí alrededor eran "asistentes".

En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la transferencia de información en forma digital. Los pagos y transferencias de dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros países no se hayan popularizado los Sistema de Intercambio Electrónico de Datos entre empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.

La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno necesita una completa redefinición de funciones. Esto conlleva muchos cambios, desde seleccionar personal con una capacitación m completa, a pagarles salarios más altos. Estos cambios en las funciones de las "secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean escuchadas. Desgraciadamente esto no está ocurriendo a la velocidad que se requiere en los países de Latinoamérica, al igual que se producen lentamente en Afganistán y otros lugares donde las doctrinas Talibán siguen vigentes. Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes empresas, también han traído como consecuencia que la "asistente administrativa" tenga que atender más de un solo ejecutivo.

Para muchos ejecutivos esto tampoco ha sido fácil, porque muchos de ellos estaban acostumbrados a tener cada uno su propia secretaria. Entre paréntesis, me ha tocado de cerca ver como muchos ejecutivos usaban sus "secretarias" para que atendieran labores que corresponderían a las amas de llave en sus hogares, tales como ordenar compras del supermercado, hacer citas al dentista y ir a dejar los chicos del jefe al colegio. Una empresa que pretenda tener utilidades, no puede permitirse tener ese tipo de "jefes" en el competitivo mundo actual. La "asistente administrativa" requerida por la empresa actual no solo debe tener una preparación completa, que incluya otros idiomas, administración, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario que tenga habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que confronta a diario la empresa de nuestros días.

En muchas empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que la empresa camine. Esto por cada día existe más egresados de las Universidades que están convencidos de lo que les dijo su padre "Estudie, hijo mío, para que no tenga que trabajar como yo". El éxito en cualquier empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente Administrativa es una pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa.

Más Información

PERFIL DE LA SCRETARIA

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en su Área.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

Funciones de una secretaria

- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
- Mejora y aprendizaje continúo.

Más Información

IMAGEN DE EXITO

La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los sgtes elementos:

- Conocimientos.
- Valores.
- Modales.
- Personalidad.
- Tacto.
- Humildad y Sencillez..

Vestimenta profesional

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:

- Ropas de brillo.
- Sandalias demasiados altos.
- Faldas cortas y muy ajustadas.
- Ropas transparentes.
- Escotes.
- Zapatos dorados o plateados.
- Maquillaje recargado.
- Accesorios grandes y muy llamativos.
Más Información

RELACIONES GRUPALES

Quizás te preguntaras que tan importante es permanecer a un grupo o a varios, probablemente cada uno de ellos con intereses y personas diferentes. Pues sabrás que muy importante para tus relaciones personales, familiares, sociales, laborales, etc. Y es sencillamente porque todos los seres humanos somos Gregarios, nos gusta formar parte de un grupo, sentir que formamos parte de núcleos humanos y que nos necesitamos el uno al otro. Todos los individuos pertenecemos a un grupo u otro. Esta experiencia de relaciones grupales nos permite crecer, desarrollarnos e interactuar.

Las relaciones grupales se dan con cualquier número de miembros. En ese tipo de relaciones siempre se comparte algo en común: el trabajo, la familia, el deporte, la religión, las ideas políticas, etc. Esta circunstancia es la que define la Membresía o no a un grupo determinado.
Importancia de las relaciones grupales
Las relaciones grupales son muy importantes porque básica y fundamentalmente modifican la conducta de sus miembros. Habrás podido observar en tu propia experiencia que las actitudes, sentimientos y comportamientos no son los mismos cuando estás solo que cuando te hallas en presencia de otras personas o formas parte de un grupo determinado. Existe un vínculo, un soporte afectivo del grupo hacia cada uno de sus miembros, que proporciona seguridad y genera la pertenencia al mismo.

En este sentido es importante señalar una diferenciación elemental en la conformación de los grupos.

Existen muchas clasificaciones, pero los grupos primarios y secundarios se presentan casi siempre en la experiencia de todo ser humano.

Los grupos primarios

Son aquellos en los que llegamos a conocer a otras personas íntimamente, de manera personal. En el grupo primario las relaciones tienden a ser afectivas, las personas se confían sus esperanzas y temores y comparten sus experiencias. Estos grupos son siempre pequeños. Ejemplo: familia, un grupo de amigos íntimos, la pandilla, etc.

Los grupos primarios no se juzgan tanto por su eficiencia en llevar a término una tarea, sino por las satisfacciones que pueden proporcionar a sus miembros. En estas relaciones prima el vínculo afectivo. Los grupos primarios son pequeños, íntimos, personales y se caracterizan por brindar satisfacciones emocionales a sus miembros.

Más Información

CARACTERISTICAS DE LA SECRETARIA

La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. Sin lugar a dudas el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad; no por nada todos los días vemos nuevos anuncios solicitando un buen número de secretarias cualificadas.

Discreción

Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.

Puntualidad

Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.

Paciencia

Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.

Organización

Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido pero también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir o advertirlo.

Lealtad

La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar de…
Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos, defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros.
También, abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos y trabajar para ello.

Tacto

Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.

Responsabilidad

La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.

Conclusión

Siempre recuerda que tu misma serás quien, desempeñando tu cargo con responsabilidad e inteligencia, le dará categoría e importancia a tu puesto. Si conocemos nuestros defectos podemos llegar a corregirlos. Si eres nerviosa puedes intentar frenar tus impulsos y no dejarte llevar por ellos. Una secretaria debe intentar mejorar siempre sus aptitudes y si tenemos habilidad para una determinada faceta, explotarla.

Más Información

COORDINACIÓN Y PLANIFICACIÓN GENERAL

COORDINACIÓN GENERAL. En lo que se refiere a Servicios Técnicos, se atiende las tareas de Secretaría General y todo el apoyo logístico que se requiera para el pre, durante y post evento, coordina con el Comité Organizador desde la planificación, distribución de tareas, asesoramiento y asistencia en la realización de actividades inherentes al evento. Al igual que la elaboración de informes parciales para el Comité Organizador con el fin de realizar cambios necesarios o estructurales para el buen desarrollo, culminado con el informe final al término del contrato.
PLANIFICACIÓN
* Selección de la Sede: ayudamos a determinar cual será la sede más conveniente para su evento, pues contamos con una base de datos e informes sobre las posibles sedes de acuerdo a la cantidad de posibles participantes y tipo de evento.
* Cronograma de Tareas: demarcación de fechas por importancia y necesidad de acuerdo a las actividades y trabajos previstos para la organización del evento.
* Manejo de Base de Datos: eventualmente generar, utilizar y actualizar una base de datos del ente organizador del evento.
* Impresiones: asesoramiento para el diseño, diagramación e impresión de materiales es parte de nuestro trabajo, tendientes a la promoción y divulgación del evento y post evento.
* Promoción: formas más convenientes para la divulgación del evento tanto nacional como internacionalmente a través de medios de difusión y nuestros operadores en el exterior.
* Internet: recomendación en la creación de la página web y creación de direcciones de correos electrónicos para la secretaría como principal medio de comunicación y difusión.
* Inscripciones: elaboración del formulario de inscripción estableciendo categorías, diferenciación de costos, establecer plazos de pago, actividades incluidas y otras informaciones requeridas para la base de datos.
* Coordinación en Sede: de toda la logística del evento.
* Relaciones con la Prensa: reuniones de prensa, coberturas, gacetillas, diseños de campos pagados
* Materiales para participantes: verificación de acreditaciones, verificación de maletines con los materiales necesarios dentro
Más Información