EVENTOS SOCIALES

Sabemos que cuando estás por celebrar una boda, aniversario o cualquier otra ocasión extraordinaria la imaginas en un lugar de ensueño, mágico para ese gran momento y con toda la formalidad que se requiere para hacerlo de forma espectacular, superando tus expectativas y las de tus invitados.

En Tepotzotlán Pueblo Mágico, al norte de la Ciudad de México, se encuentra Xochitla Parque Ecológico, un lugar místico ubicado en el privilegiado entorno de 70 hectáreas de naturaleza con jardines de una belleza singular, salones privados y una terraza, con capacidad para realizar eventos desde 30 hasta 500 personas.

Contamos con un equipo de especialistas para ofrecerte una gama completa de servicios que abarcan entre otros aspectos, la asesoría en la organización de la ceremonia y la planeación de tu recepción, servicio de banquetes con diferentes opciones de menú, así como la renta de mobiliario y equipo necesario. Cada detalle será atendido por ellos para que tu única preocupación sea la de disfrutar.

El sello de los servicios que ofrecemos está respaldado por las principales certificaciones, con que puede contar una empresa turística, otorgadas por la Secretaría de Turismo y la Secretaría de Salud. Distintivo “H” por los altos estándares de higiene con que operamos tanto en la preparación de alimentos y bebidas como en nuestras instalaciones, y Distintivo “M” del Programa de Calidad Moderniza, por basarnos en un sistema de gestión para mejorar la competitividad, satisfacer las expectativas de nuestros clientes y garantizar la calidad de nuestros servicios.

Para tu comodidad y tranquilidad tenemos estacionamiento interno, helipuerto, planta eléctrica de emergencia, seguridad y enfermería.

La experiencia además de ser inolvidable contribuye al cuidado del medio ambiente, ya que la inversión de tu recepción se destina al desarrollo de proyectos ambientales y la preservación de este pulmón verde.
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VIDEO LA SECRETARIA EJECUTIVA

FUNCIONES DE LA SECRTARIA

 Coordinar y supervisar la ejecución y cumplimiento de la política general del “Organismo”, determinada por el “Director”;
• Dar cuenta de inmediato al “Director” de los casos que demandan soluciones urgentes;
• Diseñar y operar el procedimiento para el acuerdo del “Director” con los titulares de las distintas Unidades del Organismo;
• El desahogo de la correspondencia recibida en la Dirección General, turnando a los titulares de las distintas unidades los compromisos que de ello se deriven;
• Dar seguimiento a los acuerdos, resoluciones y demás determinaciones del “Director” para que se cumplan en sus términos;
• Establecer las bases para la integración de la agenda del “Director”;
• Planear la realización y presentación de las sesiones de la “Junta de Gobierno”
• Propiciar la comunicación y coordinación oportuna, objetiva y directa entre las unidades del Organismo, para el debido cumplimiento de las atribuciones que a cada una le corresponde;
• Establecer los métodos, formas y requisitos que le solicite el “Director” para el adecuado funcionamiento de la dependencia, en los términos de la Ley y en coordinación con las dependencias gubernamentales competentes en el Estado;
• Establecer las bases para la programación y contenido de las giras del “Director”, y su coordinación con las dependencias y entidades del gobierno Estatal, Federal y Municipal o de otros órdenes de gobierno;
• Organizar y controlar el archivo de la Oficina del Director;
• Dar fiel cumplimiento y seguimiento a los acuerdos y compromisos del “Organismo” emanados del Consejo de Salud que se le encomienden;
• Participar en las distintas comisiones y comités a que el “Director” le designe; y
• Las demás que el “Director” le confiera.

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CUALIDADES DE LA SECRETARIA

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.  Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes: 

Discreción.-  Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información que conoce.  

Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaución y criterio.

Puntualidad.-  Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas.

Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.

Limpieza y orden.-  Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.

Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.

Cooperación.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.

Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa. 

Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad. 

Dedicación.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.

Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentación debe ser impecable.

Previsión.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organización.

Sinceridad.- La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.

Buena educación.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas. 
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FORMACIÓN DE LA SECRETARIA

Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional de estas. Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional: )     

Mecanografía.- El dominio de la mecanografía es básico para toda secretaria, puesto que en la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar diversos  documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortográficas. )     

Ofimática.- El avance vertiginoso de la informática, hace que la computadora sea la herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre otros. )     

Ortografía y gramática.- Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redacción, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y condición.  Así mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y comerciales. )     

 Caligrafía.- Una buena caligrafía, es decir una letra legible en la escritura de palabras y números, evitará confusiones y errores. )     

Archivo.- Es también importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.  )     

Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel escrito como hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones internacionales. )     

Matemática financiera.- El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la  matemática financiera, que consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc. )     

Contabilidad.-  Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.    

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VALORES DE L SECRETARIA

El sentido de ser de las organizaciones se fortalece mediante el reconocimiento y promulgación de sus principios, entendido como "Norma o idea fundamental que rige el pensamiento o la conducta” y que es inherente a una cultura, por eso la Secretaría desarrolló un proceso con participación de los servidores-as donde se identificaron los principios que se esbozan a continuación:

Solidaridad: consiste en promover el sentido de las otras y de los otros. Se manifiesta en el compromiso del Estado y de la sociedad para superar la adversidad, privilegiando a las personas que se encuentran en situación de pobreza y vulnerabilidad. Es un valor esencial para la convivencia.

Autonomía: reconoce la dignidad de la condición humana para favorecer el ejercicio de la libertad y promueve la autodeterminación individual y colectiva.

Reconocimiento de la diversidad: reasigna valor a las diferencias étnicas, de géneros, generacionales y culturales y busca su reconocimiento.

Participación: Involucra a los ciudadanos y ciudadanas en la toma de decisiones públicas, y promueve el fortalecimiento de las organizaciones sociales y la construcción de capital social.

Universalidad: propende por la realización para todas las personas sin distinción, de los derechos humanos consagrados en los tratados y acuerdos internacionales suscritos por Colombia, en la Constitución y las leyes nacionales.

Probidad: se fundamenta en actuar con rectitud en el ejercicio de lo público, en particular en el manejo de los recursos públicos, fortaleciendo los mecanismos de rendición de cuentas, veeduría y control ciudadano para garantizar la mayor cercanía de quienes habitan la ciudad a las acciones y resultados de la gestión del Estado.

Equidad: promueve la igualdad de oportunidades mediante políticas progresivas de redistribución, con prioridad en las poblaciones que están en mayores condiciones de pobreza y vulnerabilidad.

Corresponsabilidad: busca promover el reconocimiento del compromiso y la responsabilidad que todas y todos tenemos frente a la construcción de una ciudad moderna y humana: individuo, familia, sociedad y Estado.

Efectividad: es resultado eficaz y eficiente que se busca en el ejercicio cotidiano de la labor institucional, en concordancia con los principios de economía, celeridad, imparcialidad y publicidad definidos para la función administrativa en la Constitución Política. 

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COMO ORGANIZAR UNA REUNIÓN

Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una toma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma colectiva, con representantes de las diversas entidades involucradas, serán aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas.

Sin embargo, las reuniones son "cronófagas" (es decir que "insumen mucho tiempo") y por lo tanto, deben ser lo más cortas posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de resolver rápidamente los temas a tratar.

La conducción de una reunión hace referencia al conjunto de acciones que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una reunión en buenas condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados.

Este artículo es una recopilación de recomendaciones para ayudarlo a organizar sus reuniones. No existen, bajo ninguna circunstancia, normas obligatorias.

Antes de la reunión

Motivo de la reunión

Antes que nada, el propósito de la reunión debe elaborarse con madurez para evitar reuniones sin sentido:

• ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
• ¿Una teleconferencia sería suficiente?
• ¿Una conferencia en la Web o una reunión virtual (Internet) sería suficiente?

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