INTRODUCCIÓN

A menudo y en multitud de ocasiones vemos a las secretarias cómo cumplen su deber diario y nos parece muy atractivo. En este curso intentaremos que vosotros lleguéis a ser unos buenos profesionales en este campo,...Un secretaria es aquella persona encargada de escribir la correspondencia, extender actas, custodiar los documentos de una oficina, recoger, analizar y gestionar información, tanto en su propia lengua como en lengua extranjera, además de representar a la empresa y promover las relaciones internas y externas, entre otras funciones, en una organización.Podemos encontrar varios tipos de secretarias:

1. Secretarias mecanógrafas: su principal actividad consiste en escribir a máquina; complementariamente pueden realizar labores de clasificación u otras tareas administrativas.
2. Secretarias bilingües: realizan tareas como encargarse del correo, la clasificación de documentos, de atender al teléfono y recibir a los visitantes, y a aparte, saben redactar e interpretar otros idiomas.

3. Secretarias especializadas: añaden a las funciones clásicas y anteriores, una labor en un área concreta como contabilidad, producción, personal, jurídica o administrativa entre otras.4. Secretarias de dirección: son colaboradores directos de un responsable y están encargados de gestionar la agenda, organizar reuniones, desplazamientos, ordenar y buscar la documentación necesaria.
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LA NUEVA SECRETARIA

Hace algunos años, cuando me hice cargo de una nueva posición gerencial, lo primero que hice fue cambiarle a doña Amalia el título de Secretaria, que mantuvo por muchos años, al de "Asistente Administrativa". Doña Amalia ya tenía una exitosa carrera en la organización. De verdad era ella quien hacía la mayoría de las funciones administrativas de la empresa y el título no correspondía al trabajo que estaba realizando. Era mucho más que una "secretaria". Ella tenía una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como yo nunca me acostumbré a dictar cartas, casi siempre hice mis propias llamadas telefónicas y el café lo servía la encargada del aseo, o lo hacía yo mismo, siempre entendí que todos los que estaban a mí alrededor eran "asistentes".

En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la transferencia de información en forma digital. Los pagos y transferencias de dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros países no se hayan popularizado los Sistema de Intercambio Electrónico de Datos entre empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.

La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno necesita una completa redefinición de funciones. Esto conlleva muchos cambios, desde seleccionar personal con una capacitación m completa, a pagarles salarios más altos. Estos cambios en las funciones de las "secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean escuchadas. Desgraciadamente esto no está ocurriendo a la velocidad que se requiere en los países de Latinoamérica, al igual que se producen lentamente en Afganistán y otros lugares donde las doctrinas Talibán siguen vigentes. Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes empresas, también han traído como consecuencia que la "asistente administrativa" tenga que atender más de un solo ejecutivo.

Para muchos ejecutivos esto tampoco ha sido fácil, porque muchos de ellos estaban acostumbrados a tener cada uno su propia secretaria. Entre paréntesis, me ha tocado de cerca ver como muchos ejecutivos usaban sus "secretarias" para que atendieran labores que corresponderían a las amas de llave en sus hogares, tales como ordenar compras del supermercado, hacer citas al dentista y ir a dejar los chicos del jefe al colegio. Una empresa que pretenda tener utilidades, no puede permitirse tener ese tipo de "jefes" en el competitivo mundo actual. La "asistente administrativa" requerida por la empresa actual no solo debe tener una preparación completa, que incluya otros idiomas, administración, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario que tenga habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que confronta a diario la empresa de nuestros días.

En muchas empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que la empresa camine. Esto por cada día existe más egresados de las Universidades que están convencidos de lo que les dijo su padre "Estudie, hijo mío, para que no tenga que trabajar como yo". El éxito en cualquier empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente Administrativa es una pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa.

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PERFIL DE LA SCRETARIA

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en su Área.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

Funciones de una secretaria

- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
- Mejora y aprendizaje continúo.

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IMAGEN DE EXITO

La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los sgtes elementos:

- Conocimientos.
- Valores.
- Modales.
- Personalidad.
- Tacto.
- Humildad y Sencillez..

Vestimenta profesional

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:

- Ropas de brillo.
- Sandalias demasiados altos.
- Faldas cortas y muy ajustadas.
- Ropas transparentes.
- Escotes.
- Zapatos dorados o plateados.
- Maquillaje recargado.
- Accesorios grandes y muy llamativos.
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RELACIONES GRUPALES

Quizás te preguntaras que tan importante es permanecer a un grupo o a varios, probablemente cada uno de ellos con intereses y personas diferentes. Pues sabrás que muy importante para tus relaciones personales, familiares, sociales, laborales, etc. Y es sencillamente porque todos los seres humanos somos Gregarios, nos gusta formar parte de un grupo, sentir que formamos parte de núcleos humanos y que nos necesitamos el uno al otro. Todos los individuos pertenecemos a un grupo u otro. Esta experiencia de relaciones grupales nos permite crecer, desarrollarnos e interactuar.

Las relaciones grupales se dan con cualquier número de miembros. En ese tipo de relaciones siempre se comparte algo en común: el trabajo, la familia, el deporte, la religión, las ideas políticas, etc. Esta circunstancia es la que define la Membresía o no a un grupo determinado.
Importancia de las relaciones grupales
Las relaciones grupales son muy importantes porque básica y fundamentalmente modifican la conducta de sus miembros. Habrás podido observar en tu propia experiencia que las actitudes, sentimientos y comportamientos no son los mismos cuando estás solo que cuando te hallas en presencia de otras personas o formas parte de un grupo determinado. Existe un vínculo, un soporte afectivo del grupo hacia cada uno de sus miembros, que proporciona seguridad y genera la pertenencia al mismo.

En este sentido es importante señalar una diferenciación elemental en la conformación de los grupos.

Existen muchas clasificaciones, pero los grupos primarios y secundarios se presentan casi siempre en la experiencia de todo ser humano.

Los grupos primarios

Son aquellos en los que llegamos a conocer a otras personas íntimamente, de manera personal. En el grupo primario las relaciones tienden a ser afectivas, las personas se confían sus esperanzas y temores y comparten sus experiencias. Estos grupos son siempre pequeños. Ejemplo: familia, un grupo de amigos íntimos, la pandilla, etc.

Los grupos primarios no se juzgan tanto por su eficiencia en llevar a término una tarea, sino por las satisfacciones que pueden proporcionar a sus miembros. En estas relaciones prima el vínculo afectivo. Los grupos primarios son pequeños, íntimos, personales y se caracterizan por brindar satisfacciones emocionales a sus miembros.

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CARACTERISTICAS DE LA SECRETARIA

La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. Sin lugar a dudas el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad; no por nada todos los días vemos nuevos anuncios solicitando un buen número de secretarias cualificadas.

Discreción

Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.

Puntualidad

Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.

Paciencia

Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.

Organización

Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido pero también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir o advertirlo.

Lealtad

La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar de…
Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos, defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros.
También, abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos y trabajar para ello.

Tacto

Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.

Responsabilidad

La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.

Conclusión

Siempre recuerda que tu misma serás quien, desempeñando tu cargo con responsabilidad e inteligencia, le dará categoría e importancia a tu puesto. Si conocemos nuestros defectos podemos llegar a corregirlos. Si eres nerviosa puedes intentar frenar tus impulsos y no dejarte llevar por ellos. Una secretaria debe intentar mejorar siempre sus aptitudes y si tenemos habilidad para una determinada faceta, explotarla.

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COORDINACIÓN Y PLANIFICACIÓN GENERAL

COORDINACIÓN GENERAL. En lo que se refiere a Servicios Técnicos, se atiende las tareas de Secretaría General y todo el apoyo logístico que se requiera para el pre, durante y post evento, coordina con el Comité Organizador desde la planificación, distribución de tareas, asesoramiento y asistencia en la realización de actividades inherentes al evento. Al igual que la elaboración de informes parciales para el Comité Organizador con el fin de realizar cambios necesarios o estructurales para el buen desarrollo, culminado con el informe final al término del contrato.
PLANIFICACIÓN
* Selección de la Sede: ayudamos a determinar cual será la sede más conveniente para su evento, pues contamos con una base de datos e informes sobre las posibles sedes de acuerdo a la cantidad de posibles participantes y tipo de evento.
* Cronograma de Tareas: demarcación de fechas por importancia y necesidad de acuerdo a las actividades y trabajos previstos para la organización del evento.
* Manejo de Base de Datos: eventualmente generar, utilizar y actualizar una base de datos del ente organizador del evento.
* Impresiones: asesoramiento para el diseño, diagramación e impresión de materiales es parte de nuestro trabajo, tendientes a la promoción y divulgación del evento y post evento.
* Promoción: formas más convenientes para la divulgación del evento tanto nacional como internacionalmente a través de medios de difusión y nuestros operadores en el exterior.
* Internet: recomendación en la creación de la página web y creación de direcciones de correos electrónicos para la secretaría como principal medio de comunicación y difusión.
* Inscripciones: elaboración del formulario de inscripción estableciendo categorías, diferenciación de costos, establecer plazos de pago, actividades incluidas y otras informaciones requeridas para la base de datos.
* Coordinación en Sede: de toda la logística del evento.
* Relaciones con la Prensa: reuniones de prensa, coberturas, gacetillas, diseños de campos pagados
* Materiales para participantes: verificación de acreditaciones, verificación de maletines con los materiales necesarios dentro
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EVENTOS SOCIALES

Sabemos que cuando estás por celebrar una boda, aniversario o cualquier otra ocasión extraordinaria la imaginas en un lugar de ensueño, mágico para ese gran momento y con toda la formalidad que se requiere para hacerlo de forma espectacular, superando tus expectativas y las de tus invitados.

En Tepotzotlán Pueblo Mágico, al norte de la Ciudad de México, se encuentra Xochitla Parque Ecológico, un lugar místico ubicado en el privilegiado entorno de 70 hectáreas de naturaleza con jardines de una belleza singular, salones privados y una terraza, con capacidad para realizar eventos desde 30 hasta 500 personas.

Contamos con un equipo de especialistas para ofrecerte una gama completa de servicios que abarcan entre otros aspectos, la asesoría en la organización de la ceremonia y la planeación de tu recepción, servicio de banquetes con diferentes opciones de menú, así como la renta de mobiliario y equipo necesario. Cada detalle será atendido por ellos para que tu única preocupación sea la de disfrutar.

El sello de los servicios que ofrecemos está respaldado por las principales certificaciones, con que puede contar una empresa turística, otorgadas por la Secretaría de Turismo y la Secretaría de Salud. Distintivo “H” por los altos estándares de higiene con que operamos tanto en la preparación de alimentos y bebidas como en nuestras instalaciones, y Distintivo “M” del Programa de Calidad Moderniza, por basarnos en un sistema de gestión para mejorar la competitividad, satisfacer las expectativas de nuestros clientes y garantizar la calidad de nuestros servicios.

Para tu comodidad y tranquilidad tenemos estacionamiento interno, helipuerto, planta eléctrica de emergencia, seguridad y enfermería.

La experiencia además de ser inolvidable contribuye al cuidado del medio ambiente, ya que la inversión de tu recepción se destina al desarrollo de proyectos ambientales y la preservación de este pulmón verde.
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VIDEO LA SECRETARIA EJECUTIVA

FUNCIONES DE LA SECRTARIA

 Coordinar y supervisar la ejecución y cumplimiento de la política general del “Organismo”, determinada por el “Director”;
• Dar cuenta de inmediato al “Director” de los casos que demandan soluciones urgentes;
• Diseñar y operar el procedimiento para el acuerdo del “Director” con los titulares de las distintas Unidades del Organismo;
• El desahogo de la correspondencia recibida en la Dirección General, turnando a los titulares de las distintas unidades los compromisos que de ello se deriven;
• Dar seguimiento a los acuerdos, resoluciones y demás determinaciones del “Director” para que se cumplan en sus términos;
• Establecer las bases para la integración de la agenda del “Director”;
• Planear la realización y presentación de las sesiones de la “Junta de Gobierno”
• Propiciar la comunicación y coordinación oportuna, objetiva y directa entre las unidades del Organismo, para el debido cumplimiento de las atribuciones que a cada una le corresponde;
• Establecer los métodos, formas y requisitos que le solicite el “Director” para el adecuado funcionamiento de la dependencia, en los términos de la Ley y en coordinación con las dependencias gubernamentales competentes en el Estado;
• Establecer las bases para la programación y contenido de las giras del “Director”, y su coordinación con las dependencias y entidades del gobierno Estatal, Federal y Municipal o de otros órdenes de gobierno;
• Organizar y controlar el archivo de la Oficina del Director;
• Dar fiel cumplimiento y seguimiento a los acuerdos y compromisos del “Organismo” emanados del Consejo de Salud que se le encomienden;
• Participar en las distintas comisiones y comités a que el “Director” le designe; y
• Las demás que el “Director” le confiera.

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CUALIDADES DE LA SECRETARIA

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.  Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes: 

Discreción.-  Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información que conoce.  

Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaución y criterio.

Puntualidad.-  Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas.

Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.

Limpieza y orden.-  Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.

Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.

Cooperación.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.

Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa. 

Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad. 

Dedicación.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.

Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentación debe ser impecable.

Previsión.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organización.

Sinceridad.- La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.

Buena educación.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas. 
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FORMACIÓN DE LA SECRETARIA

Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional de estas. Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional: )     

Mecanografía.- El dominio de la mecanografía es básico para toda secretaria, puesto que en la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar diversos  documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortográficas. )     

Ofimática.- El avance vertiginoso de la informática, hace que la computadora sea la herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre otros. )     

Ortografía y gramática.- Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redacción, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y condición.  Así mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y comerciales. )     

 Caligrafía.- Una buena caligrafía, es decir una letra legible en la escritura de palabras y números, evitará confusiones y errores. )     

Archivo.- Es también importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.  )     

Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel escrito como hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones internacionales. )     

Matemática financiera.- El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la  matemática financiera, que consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc. )     

Contabilidad.-  Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.    

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VALORES DE L SECRETARIA

El sentido de ser de las organizaciones se fortalece mediante el reconocimiento y promulgación de sus principios, entendido como "Norma o idea fundamental que rige el pensamiento o la conducta” y que es inherente a una cultura, por eso la Secretaría desarrolló un proceso con participación de los servidores-as donde se identificaron los principios que se esbozan a continuación:

Solidaridad: consiste en promover el sentido de las otras y de los otros. Se manifiesta en el compromiso del Estado y de la sociedad para superar la adversidad, privilegiando a las personas que se encuentran en situación de pobreza y vulnerabilidad. Es un valor esencial para la convivencia.

Autonomía: reconoce la dignidad de la condición humana para favorecer el ejercicio de la libertad y promueve la autodeterminación individual y colectiva.

Reconocimiento de la diversidad: reasigna valor a las diferencias étnicas, de géneros, generacionales y culturales y busca su reconocimiento.

Participación: Involucra a los ciudadanos y ciudadanas en la toma de decisiones públicas, y promueve el fortalecimiento de las organizaciones sociales y la construcción de capital social.

Universalidad: propende por la realización para todas las personas sin distinción, de los derechos humanos consagrados en los tratados y acuerdos internacionales suscritos por Colombia, en la Constitución y las leyes nacionales.

Probidad: se fundamenta en actuar con rectitud en el ejercicio de lo público, en particular en el manejo de los recursos públicos, fortaleciendo los mecanismos de rendición de cuentas, veeduría y control ciudadano para garantizar la mayor cercanía de quienes habitan la ciudad a las acciones y resultados de la gestión del Estado.

Equidad: promueve la igualdad de oportunidades mediante políticas progresivas de redistribución, con prioridad en las poblaciones que están en mayores condiciones de pobreza y vulnerabilidad.

Corresponsabilidad: busca promover el reconocimiento del compromiso y la responsabilidad que todas y todos tenemos frente a la construcción de una ciudad moderna y humana: individuo, familia, sociedad y Estado.

Efectividad: es resultado eficaz y eficiente que se busca en el ejercicio cotidiano de la labor institucional, en concordancia con los principios de economía, celeridad, imparcialidad y publicidad definidos para la función administrativa en la Constitución Política. 

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COMO ORGANIZAR UNA REUNIÓN

Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una toma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma colectiva, con representantes de las diversas entidades involucradas, serán aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas.

Sin embargo, las reuniones son "cronófagas" (es decir que "insumen mucho tiempo") y por lo tanto, deben ser lo más cortas posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de resolver rápidamente los temas a tratar.

La conducción de una reunión hace referencia al conjunto de acciones que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una reunión en buenas condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados.

Este artículo es una recopilación de recomendaciones para ayudarlo a organizar sus reuniones. No existen, bajo ninguna circunstancia, normas obligatorias.

Antes de la reunión

Motivo de la reunión

Antes que nada, el propósito de la reunión debe elaborarse con madurez para evitar reuniones sin sentido:

• ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
• ¿Una teleconferencia sería suficiente?
• ¿Una conferencia en la Web o una reunión virtual (Internet) sería suficiente?

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DURANTE LA REUNIÓN

Discusiones en la mesa redonda

Una "discusión en la mesa redonda" le permite a cada participante presentarse brevemente. Así, las personas nuevas o el personal externo podrán conocer el título de cada participante.

Se recomienda encarecidamente solicitar a los participantes que realicen un esfuerzo especial al describir sus actividades y, en particular, que eviten utilizar abreviaturas o siglas.

Elección de un secretario

Es conveniente "designar a un voluntario" para que confeccione un borrador del informe. En caso de que se realicen varias reuniones, cada participante deberá ser secretario por turno.

Hoja de firmas

En las reuniones que involucren a personas con una tarea determinada, será necesario hacer circular una hoja de firmas para permitir a los servicios financieros validar los costos del viaje. Se adjunta a este documento un modelo de hoja de firma.

Resumen del informe anterior acerca de las decisiones

En caso de que se realicen varias reuniones, las decisiones tomadas en reuniones anteriores podrán ser repasadas para refrescar la memoria de los participantes o bien para seguir de cerca el progreso de su implementación.

Reseña de la agenda

Antes de llegar al tema principal, es conveniente resumir brevemente la agenda del día, indicar el tiempo que se dedicará a cada tema y nombrar a las personas que participarán en la reunión.

Los temas importantes de la agenda deberán ser tratados al comienzo de la reunión, cuando la concentración está en su punto máximo y para evitar correr el riesgo de tener que abordarlos superficialmente al final de la reunión.

Cómo lograr que los participantes se distiendan

Para lograr que los participantes se distiendan, podrá servirse café o simplemente botellas de agua al comienzo de la reunión. Además, una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable puede mejorar la eficiencia de la reunión.

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